電話設備導入のポイント

はじめに…電話設備・電話システムとは?

電話コミュニケーションが円滑にできるよう、通信整理を担っているのが「電話システム」です。
多くの通話が錯綜する職場では、「電話の使い勝手がよくない」といった声を耳にすることがあります。そのときは、電話システムの存在を思い出してください。優れたコミュニケーション環境は、優れた電話システムで成り立っています。
電話システムは、業者に依頼するだけに導入のポイントが見えにくいです。しかし成功導入例を電話設備専門家KOSネットワークから見ると、「成功の条件」があります。
これからお伝えする電話システム導入を成功に導くための5つの条件を踏まえ、安心して繋がる電話システム作りをご検討ください。

【条件①】 基本コンセプトがしっかりしているか??

電話システムとは、「電話は人と人を結ぶコミュニケーションツール」であり、ただの機械の設備だけではありません。電話を使用していて、「ここをこうしたい」と思った時は、それらを覚えておいてください。
電話システムの導入でその願いが達成されれば、必ず財産になります。また人・環境の変化も加味し、電話システムを導入するにあたり、柔軟な対応のできる電話設備業者に依頼することが大事です。

電話の使用目的を見据え、安定したシステムを検討することが重要です。「基本に忠実で信頼性の高い電話システムを構築」これが導入成功第1の条件です。

【条件②】 業務効率を向上させるシステムか??

今や電話は音声だけを届ける機械ではなく、様々な機能を付加することができます。それらを有効活用すれば、業務効率は格段にUPします。企業内の電話は、内線通話が多いですが、内線通話もワンタッチで呼び出しができ、別フロアでも隣あっているようにコミュニケーションでき、便利になります。電話システムは企業活性化の起爆剤にもなれるのです。成功導入例では、業務効率化のための、様々なサービスや機能が利用されています。業務内容や企業の特性に合わせた機能が付加されている・・・これが導入成功第2の条件です。

【条件③】 総合的な通信網を見越しているか??

電話システムの機能は1対1の通話にとどまらす、社内の電話機器を総合的に結び付けるのが真骨頂です。
電話システムなら、本人以外が受けた電話を折り返さずに転送することができます。かかってきた本人はどこでもお客様をお待たせすることなく通話できます。電話システムは単なる通話に留まらず、総合的な情報通信網の要でもあるのです。この点に見越して導入された電話システムは社内外で高い評価が得られるでしょう。電話設備が総合的な情報通信網として整備されている・・これが導入成功第3の条件です。

【条件④】 コスト削減が視野に入っているか

電話システムは【低コスト】で実現可能なシステムです。近年、通信キャリア各社より様々な割引きサービスが登場しています。これらのサービスは電話システムに組み込むことが可能です。会社の【規模】【特徴】【特性】様々な要素に応じ、最適なサービスを選択することでコスト削減に繋げることができます。電話設備を構築すると同時に、通信費用を削減できる電話システムが考えられている・・・これが導入成功第4の条件です。

実際の通話料金削減事例を見る【拠点間の通話料金削減事例】

【海外への通話コスト削減事例】

【条件⑤】 電話設備の保守サービスは万全か

電話設備は【保守サービス】が必須です。
電話をかけると相手が出て、通話できる・・・当たり前のことですが、そのバックボーンになっている電話設備は複雑で繊細です。24時間稼働しているので定期的な保守や管理は必須です。電話システムを導入する場合、納入業者がトラブル発生時の対応をどのように考えているかよく確認しましょう。電話設備業者がアフターケアやトラブル予防にしっかり対応している・・・これが導入成功第5の条件です。