お手持ちのスマートフォンが内線電話に？内線化の仕組みを紹介
営業担当者のためにシステム構築する企業も
営業マンの中には、外回りで普段オフィスにいることが少ないというケースもあるでしょう。
その場合、オフィスに顧客からの注文や問い合わせに対応できなくなる恐れも高まります。
そこで近年多くの企業で試みられているのが、スマートフォンの内線化です。
スマートフォンの内線化とは、簡単に言ってしまうと普段利用しているスマートフォンが内線電話のように活用できるシステムです。
スマートフォンを内線電話にすれば、内線番号で発着信ができるようになります。
このため、社内外のやり取りをスマートフォンで行えるようになるので効率的にコミュニケーションができます。
また何か問い合わせや追加の注文が発生した場合でも連絡の行き違いの起きるリスクが低くなって、リアルタイムに対応できるようになります。
「取引先の相手に自分の携帯番号を伝えておけば連絡がスムーズにいくのでは？」と思う人もいるでしょう。
しかしこれもいくつか問題があります。
顧客を相手にした場合、会社の代表になります。
会社の代表たるものが自分のプライベートの電話にかけるように求めるのはビジネスマナー上問題ないか微妙です。
またこちらから電話をかける際に、個人のスマートフォンでかけて相手がどのように感じるのかという問題点も出てきます。
さらに全従業員が自分のスマートフォンで連絡をする場合、せっかくの会社の内線システムがほとんど機能しなくなります。
スマートフォンの内線化は、このような問題をクリアするのにおすすめです。
従来のスマートフォンを使ったデメリット
業界によっては、携帯電話でお客さんとのやり取りをする頻度の多いケースも出てくるでしょう。
この場合、まずは個人の携帯電話で連絡をする方法があります。
しかし自分の携帯電話をビジネス目的でも利用するとなるといろいろな問題が出てきます。
まずは料金の問題です。通話料やデータ通信料は自己負担になってしまいます。
また会社負担にする場合でも、どこまでがビジネス目的でどこからがプライベート用なのかの線引きをするのが難しいです。
このため正しい精算が難しくなります。また自分の携帯電話を利用する場合、個人の番号が相手の液晶に表示されます。
するとプライバシー保護が難しくなってしまうデメリットが出てきます。
また休日にお客さんから電話がかかってきた場合でも対応せざるを得なくなるでしょう。
すると仕事とプライベートの切り替えができなくなってしまうデメリットが出てきます。
法人契約をして、従業員にスマートフォンを配るという方法もあります。
しかし法人携帯にした場合も、いくつか問題が出てきかねません。
法人形態にすれば、仕事とプライベートの区別はつきやすくなります。
しかし携帯料金はすべて会社の方で負担します。
そうなってくると、コストがさらにかかってしまいます。
また法人携帯の場合、できないこともいろいろと出てきます。
例えば会社番号を使って電話ができなくなりますし、取り次ぎも難しいです。
また電話によるコミュニケーションに限定されるので、業種によっては不便に感じるケースも出てくるでしょう。
内線化することで課題をクリアできる
このように個人の携帯電話を使用する場合も、法人で契約をする場合もビジネス上クリアしなければ問題点がいくつか出てきます。
しかしこれらの問題をクリアできるのが、スマートフォンの内線化です。スマートフォンを内線電話にすることで最も大きなメリットに、会社の電話が利用できるようになる点です。
内線化されたスマートフォンで連絡すれば、着信した相手はスマートフォンではなく会社の代表番号が液晶に表示されます。
最近のビジネスマンを見てみると、着信があった場合、個人の携帯電話の番号で登録していないと不審者からの電話ではないかと考え、電話に出ない人も多いです。
すると電話のやり取りが上手くいきません。しかし会社の代表番号で発信すれば、電話に出てくれるでしょう。
余計な時間がかからず、効率的なコミュニケーションが取れる可能性が高まります。
外出中ではなく、オフィスにいるときでもスマートフォンが内線電話になります。
ということは、内線電話をコードレスにできるというメリットもあります。
電話線を引っ張ってくる必要がないので、多くの配線で絡まってしまうこともないでしょう。
また新しくスマートフォンを内線化する場合でも、配線工事をする必要がないので手間暇もかかりません。
配線工事をする必要がなければ、初期導入コストも安く抑えられるのも魅力的です。
スマートフォンを内線化すると、会社内の人間と話をする場合会社の内線番号を使って通話ができます。
また場合によっては、内線電話の場合通話料もかからないので料金を気にすることなく通話ができます。
会社内部でも部署が違う、部屋は異なるなどの場合、メールなどを使ってやり取りする場合もあるでしょう。
しかしやはり突っ込んだ話をする場合には、言葉でコミュニケーションをとったほうが誤解を招くリスクも低くなります。
無料の社内通話であれば、ちょっとしたことでも気軽に言葉によるコミュニケーションが可能です。