クラウドPBXとは？クラウドPBXの仕組みと３つのメリット
オフィスの電話回線は、PBXを利用することで内線のネットワークを構築していますが、クラウドPBXは、このPBXの機能をインターネットを介して利用できます。これにより、事務所や従業員の移動がよりフレキシブルになります。
今回の記事では、クラウドPBXの概要や進化の歴史、３つのメリットについてご紹介します。業務効率化や働き方改革、コスト削減などをお考えの方はぜひご覧ください。
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目次
クラウドPBXとは?
クラウドPBXとは、クラウド上のサーバーを介してPBXの機能が利用できるサービスのことです。
PBXとは、Private Branch Exchangeの頭文字を取った言葉で、オフィスの電話環境と外線の接続や、内線環境の構築などを行う専用機器を指します。オフィス内にある電話では、内線で転送したり、案内音声を流したりといったことがよく行われますが、これらの機能はPBXの機能が用いて行われています。
クラウドPBXでは、このPBXの持つ機能をインターネットを介して利用できます。そのため、社内にわざわざPBXのハードウェアを設置する必要がなく、よりフレキシブルな運用が可能です。
クラウドPBXを導入すれば、リモートワークなどの現代の働き方を容易に実現できます。また、設定なども簡単で、導入コストが安いという魅力もあります。
クラウドPBXでオフィスはどう変わる
クラウドPBXの特性により、オフィスに起こる変化を3つご紹介します。
1. 国内外にオフィスを構えることができる
従来のPBX機器は、オフィスに専用のハード機器を取り付けなければならず、設定なども面倒でした。新しいオフィスを全国に構えるとなると、各オフィスで面倒なPBX機器の設置作業が必要でした。
クラウドPBXを導入すると、従来の機器のような面倒な設置工事はいりません。全国さまざまな場所にオフィスを設けることができます。また、国外にオフィスを設置するといったことも夢ではありません。会社の規模拡大が容易になります。
2. 事務所の移転などが簡単
クラウドPBXは、事務所移転の際にも効果を発揮します。既にPBX機器を事務所に導入している場合、移転の際にPBX機器も再度設置を行うことになります。このとき、設定の変更などが必要になるので、作業が面倒です。
一方、クラウドPBXであれば、事務所を移転してもパソコンを移動させるだけで、今まで通り電話回線が使用できます。そのため、働く場所を移動しても問題ありません。
3. 小規模の会社もすぐに電話が導入できる
小さな会社の場合、資金が潤沢にある訳ではないので、電話設置にあまりコストをかけられないことも多々あります。クラウドPBXは、導入費用が安いので、創業間もない会社でも無理なく電話回線を導入できます。
クラウドPBXの場所を取らないという利点も、小さな会社と相性がよいでしょう。クラウドPBXであれば、インターネット回線さえあれば利用できるため、パソコンを置くスペースさえあれば問題ありません。
最先端のクラウドPBX ！PBXの進化の歴史
PBXの進化の歴史には「PBX」「IP-PBX」「クラウドPBX」の3つの大きな変化がありました。以下では、これら3つのシステムの特徴について解説します。
1. PBXとは
従来の電話回線では、社内で連絡を取り合う際でも、1度外部の回線を経由しなければならないという欠点がありました。この欠点を克服したのがPBXです。
PBXは社内の電話回線を一挙にまとめることで、外部の電話回線を経由することなく社内でのやり取りであれば無料でできるようになりました。
2. IP-PBXとは
IP-PBXとは、IP電話を用いて内線と外線を仲介する機器のことです。インターネット回線を活用した仕組みであるため、IP-PBXの登場により、ネット回線が繋がってさえいれば、いくつかの場所の電話回線をまとめられるようになりました。
また、PBXに比べ設置や増設が容易であるため、導入コストも安くなりました。しかし、IP-PBXであってもハードウェアを導入しなければならないという点は変わっておらず、拠点を自由に移動するといったことは困難でした。
≫ IP-PBXとは？従来のPBXにはない4つのメリットを解説
3. クラウドPBXとは
社内にハードウェアを設置する必要が無くなりインターネット回線さえあれば、どこでも自由にPBXの機能を利用できます。事務所の移転やテレワークといったものへのハードルがぐっと下がりました。
このように、PBXは進化の過程で弱点を克服した形で改良されており、現在はクラウドPBXが最先端のスタイルです。
クラウドPBXの3つのメリット
クラウドPBXの代表的なメリットを3つご紹介します。
1. 従来のPBXの機能が使える
既にPBXを導入している会社は、使い勝手が変わることを嫌ってクラウドPBXの利用を迷っている方もいますが従来のPBXと同様の機能が使えるためその心配はいりません。
クラウドPBXは従来のPBXが有する機能を搭載しているため新たに導入することで、以前行えていたことが出来なくなることはありません。今までの使用感と殆ど変わらないため、スムーズに移行できます。
2. 事務所を移転しても電話番号はそのまま
電話番号は、NTTの局外へ移動したときに変更が必要です。そのため、事務所移転に伴って電話番号の変更を余儀なくされることがあります。
しかしクラウドPBXは、事務所を移転したとしてもクラウド上にあるサーバーの位置は変わらないため局外になることはありません。電話番号変更のリスクを気にせずに自由に拠点を変えることができます。
3. 低価格でコールトラッキングが可能
コールトラッキングとは、顧客がどのような経路で電話をかけてきたのかを調べること、すなわち電話のアクセス解析を意味します。さまざまな媒体で集客を行っている場合、コールトラッキングを行うためには、一人ひとりに何の媒体を見て連絡したのか尋ねる必要があります。
クラウドPBXには着信履歴を記録するシステムが導入されているため、媒体ごとに電話番号を振り分けておけば、自動でアクセスの集計が取れます。加えて、番号を追加する費用が安く、安価でコールトラッキングが行えます。
【まとめ】
クラウドPBXで業務効率化コスト削減を図ろう
クラウドPBXの概要とPBXの進化の歴史、クラウドPBXの利点について解説しました。
従来のPBXでは、専用の機器をオフィスに設置しなければならず、増設や移転が容易ではありませんでした。クラウドPBXはこの利点を克服しており、リモートワークなどのより自由度の高い働き方を実現できます。業務の効率化、コスト削減、働き方改革をお考えであれば、導入を検討してみてはいかがでしょうか。