なぜ、電話交換機が「必要」なのか？メリットについても解説！
電話交換機を利用すると得られるメリット
ビジネスシーンで必要となるツールはいろいろとあります。
業種によっても異なりますが、例えばオフィスの場合、電話は欠かすことが出来ないツールでしょう。
そんな電話機に取り付けるものの中に電話交換機があります。
その中には、通常の電話回線を使わずにインターネット回線などを通じて利用出来る機器もあります。
これを利用する事で、さまざまなメリットが受けられます。
例えば、その機能性です。
交換機によっても異なりますが、交換機によって、仕事効率をアップすることが出来るさまざまな機能が充実しています。
実際に電話を利用する従業員はもちろん、管理者サイドが利用する事でも効率がアップする機能も搭載されています。
また、利用できる端末は固定電話に限らずに、携帯電話などの端末でも設定が可能ですので、いつでもどこでも、内線・外線問わずに利用が可能です。
利用する場面に合わせて機能を設定することで、効率アップが期待できます。
また、機能性の高さだけではなく、価格に関しても従来に比べ抑えることが可能な場合があります。安く利用することで、月々の電話の料金を今までの半分以上に抑えられたと言う企業も少なくありません。
IP電話同士であれば、よりお得に利用できるタイプのものもありますので、出来るだけ、通信費や経費を抑えたい場合は、利用を考えてみましょう。
このように、何かと機能性が高く料金も抑えることが出来る点が、電話交換機の大きな特徴です。
仕事効率をアップさせる事が出来る嬉しい機能が満載な交換機もありますので、企業によっては重宝する機器といえるでしょう。
電話交換機の選び方
仕事効率をアップさせられる電話交換機ですが、どんなタイプでもやみくもに利用すれば良いという訳ではありません。
電話交換機を選ぶ際には、以下に挙げるポイントを押さえて選ぶようにしましょう。
まずは、電話交換機の機能性についてです。
どのような機能が付いているかは交換機によって異なりますが、例えば、自動音声応答システムや通話録音システムなどといったものがあります。
場合によってはオプションとしての機能になることもありますが、ビジネスシーンに合わせてこうしたツールを利用することで、より便利に利用する事が可能です。
どんなシステムがあるのかは交換機によっても異なりますので、契約前にプランの確認をしておきましょう。
次に、交換機の利用料金についてです。
オプションをつけるとその分価格が高くなる場合もありますので、基本料金と合わせて、どの位の金額で利用が可能なのかを調べておきましょう。
設置金額や工事金額などの初期費用を初め、月々の利用料金など事前に見積もりを出してもらうことが大切です。
ですが、電話料金は月々変動します。
そのため詳しい利用料金について把握することは難しい場合がありますが、基本料金に関しての見積もりは可能なときが多いです。
基本料金が分かれば、ある程度の予測が立てやすいことが多いので契約前の見積もりは怠らないようにするのが賢明です。
そして、交換機の設置納期についてです。
交換機は、一度設置をすれば一生利用できる場合もあれば、中には、契約期間が終わったら更新をしないと利用できないタイプもあります。
ビジネスで利用している場合は、気がついたら使えなくなっていたという事態にならないためにも、特にしっかり確認を行いましょう。
電話交換機はどのくらいで利用できる？
電話交換機を設置するまでの流れは、企業や依頼する台数によっても異なりますが、主にこれから説明する流れで設置をしていく場合が多くなっています。
まずは、交換機の取り扱いがある企業を選び、どんなオプションをつけるのかなど設定をする必要があります。
オフィスに合わせた機能を搭載することで仕事効率がアップしますので、企業側と相談をして必要になりそうな機能を搭載すると良いでしょう。
このとき、本当に必要な機能なのかを考えて設定を依頼することで、余計な費用もかからなくて済むでしょう。
次に、交換機取り付けまでの具体的なスケジュールを決めていきます。
仕事の状況もあるでしょうから一概にはいえませんが、業務に差し支えがないときに一気に設置工事を済ますと良いでしょう。
もちろん、契約台数などによっても異なりますので、どの位の期間で設置できるのか、いつなら工事の都合が良いかなど一つ一つ相談をしておくことが大切です。
交換機を取り付けた後は、スムーズに利用可能かテストが必要になる場合もありますので、テストの時間も考えて工事を依頼します。
万が一不具合などがある場合は、業者に即座に連絡を行います。
早めに連絡をしないと業務に支障が出る可能性がありますので、スピードが大事です。
このように、交換機設置は企業の都合に合わせることも重要ですが、依頼する業者に事前に相談をして必要だと思うオプションを申し込みすることも大切です。
後から申し込みをすることも可能ですが、その分時間がかかる場合もありますので、事前に分かっているのであれば初めの段階で行いましょう。
まとめ：電話交換機の導入を検討しましょう
今回、電話交換機の必要性とメリットを解説してきました。電話交換機の導入・更新をお考えの場合には、ぜひKOSネットワークにご相談ください。