不具合は電話システムで管理する
電話システムの不具合について
連絡手段としてのツールは、電話やスマートフォン、インターネットのメールが主流です。
このコミュニケーションツールは、世界をまたいでのテレビ会議であったり、外出先からもパソコンにアクセスして必要な情報を手に入れることが可能なものとして、いまの時代ではなくてはならない重要なアイテムだと言えるでしょう。
ネットワーク環境が整っていることで、さまざまな内容のビジネスにも融通が利きますし、企業と人々との大きな懸け橋になっていることでしょう。
しかし、アナログ志向の会社も多いでしょう。
ネットワーク環境を全く信じないで不具合が発生したらどうすればいいのか、小さな規模だから意味がないのではと思うかもしれません。
なぜ、ネットワークのシステム構築が必要なのかを説明します。
どのような規模の企業においても、経費削減は必ず行われているはずです。
無駄を省ければ、その費用を別の場所に有効利用できますし、はじめにシステム構築を行っていれば、その後にかかってくる費用を安く抑えることも可能です。
サービス業で顧客とのやり取りを頻繁にしているのであれば、インターネットや電話は営業ツールとして中心的な役割を果たしているでしょう。
電話システムが確立していることが集客に繋がります。
取引先へと出かけることの多い営業職の方もいれば、動画や写真の仕事をしている報道関係者の方たちにとって、仕事場になるのは必ずしもオフィスだけではありません。
訪問先であったり、現場などからパソコンにアクセスして、社内で共有しているフォルダにデータを保存したり、そこから必要な書類を取り出すことも行っているでしょう。
それらの作業が簡単にできるのは、クラウドサービスを利用しているからできることなのです。
不具合が生じるのは電話システムのせい？
ネット環境や電話回線などのシステム化がいまだに進んでいないという会社や現在色々なことを調べていて検討中だと答える人もたくさんいるでしょう。
実は、電話回線やネットワーク環境などのシステム化はコスト削減に大きく関係しています。
固定電話などは一台ずつの回線によって毎月の使用料金が決まってきます。規模が大きな組織ともなれば、1,000人いたら1,000台の固定電話を必要とするわけです。
この回線数だけでも莫大な電話料金を支払わなければならないでしょう。
新入社員が入ってくれば、数台単位で電話を増やすことになりそのたびに電話会社のスタッフに来てもらい設定するなど、考えてみればその人件費だけでも無駄な費用ではないでしょうか。
現在は多くの方が利用しているスマートフォンやタブレット、ノートパソコンなどを営業先で使うためには、ネットワークの構築が必要となります。
インターネットにアクセスすることを容易にしてくれますし、仮想空間に保存されている資料をお客様に見せることもできます。
営業担当者にとっては、話すを進めやすくなりますし、当日に資料の映像など中身を確認できればスムーズに事が運ぶと言えます。
それは理解しているけれども、なぜネットワークシステム化が必要なのかということですが、ネットワークは目に見えない回線だと想像してください。
社内でも外出先においても無数の回線が飛び回っています。
その回線を一つのサーバーを通して行き来させることが可能なのがシステム化なのです。
しかしそのサーバーがダウンすれば不具合が生じてしまうと恐れもあります。
これで不具合が解消する電話システムを導入
電話やネットワークのシステム化により、大幅なコストダウンを遂行できますが、アナログ派にとっては、雲のような見えない場所にあるサーバーに不具合が生じることはないのか、地震などによって、サーバーへのアクセスが不可能になってしまうのではないかと重い腰を上げられない世代の方たちもたくさんいると考えられます。
そのような方たちには、まずは業務への効率化がいかにスムーズに行われるのかを説明してみましょう。
外出先からも会社内のフォルダにアクセスできることも実際に見せて説明することもできます。
ストレージが使えることのメリットを伝えるとともに、顧客管理も同時に行っていけることの効率の良さを伝えましょう。
多くの情報量を保存できるスペースが用意されていることや、もっと多くのものを保存した場合にストレージを増やすことができるという点も理解してもらうといいでしょう。
また、電話交換機を通してホテルや病院などで活躍しているビジネスフォンもネットワーク環境を利用していますので急な対応や呼び出しなどを一斉に行うことが可能です。
これは外出先にいても、勤務先に掛かってきた電話は転送サービスを利用してピックアップすることが可能となります。
ネットワーク環境が整えば社内が無線ラン状態になりますので電話をかけたり、パソコンでインターネットをするのもWi-Fiを有効活用することが可能となります。
規模の大きな企業や組織になれば、なるべく初期費用は抑えなければいけません。
無線で繋がるようになるネットワーク環境を構築することは、スタッフの作業効率もあがりますし業績アップにもつながりますので取り入れてみてはいかがでしょう。