大阪でも多くの企業が導入しているPBXについて
PBXとはいったい何か
PBXというのは、知らない人や名前すら聞いたこともない人も少なくないでしょう。これは「Private Branch Exchanger」の略称で、構内電話交換機のことを意味しております。
企業内に設置することで、外線からの着信を社内の中継交換網に転送することができるようになります。
また、短縮ダイヤル、不在転送、コールバック、内線通話などができるようになるのです。
複数電話回線の接続もできるようになっていますので、電話が大量に必要になってしまう企業では必須になっているのが、この構内電話交換機なのです。
仮にこの交換機がないと、同じ事務所なのに別のフロアの人たちと話すのに通話料が発生するようになりますし、回線基本料金も用意した電話機台数分発生するようになってしまいます。
つまり、導入コストは発生してしまうのですが、それ以降はお金の節約に非常に役立つ存在となってくれます。
外線のみでは転送で飛ばすこともできないので、その不便さもなくなるのも利点と言えるでしょう。
人によっては、回線切り替え器や内線交換機と呼ぶ人もいます。
他にも、外線発信制御のためにLeast Cost Routing(LCR)機能を持っているものも多いです。
これはダイヤルされた電話番号をチェックしつつ、その電話番号に応じた安い通信事業者を自動的に探しだして選択してくれるシステムで、こちらも料金節約には非常に役立つ物となってくれるでしょう。
また、サポート窓口などのコールセンターでは、着信選択制御を行って外線にも問題なく対応できるように大規模な構内交換機を用意するのが基本となっており、欲しい機能によってソフトウェアの組み替えや機能追加をするようになっております。
もちろん小規模なシステムも存在しており、電話システムの向上にはどの規模でも対応できるようになっているのです。
ただし、導入には専門家の知識および技術が必須となるので、大阪なら関西圏も対応している業者に頼むのが一般的でしょう。
今ではスマホもPBXの機能に組み込める
電話の話題になったときに、よく話題に出てくるのがスマートフォンなどの携帯電話でしょう。
今ではほとんどの方々が持っているのが当たり前となっており、社会人なら必ず1台は持っている代物となっています。
そのため、電話交換機もさらなる機能としてスマートフォンを利用するサービスも受けられるようになったのです。
これはスマートフォンとLTEや3G、Wi-Fi回線などのインターネットを使って内線通話を可能とする特殊なサービスで、この連動によって労働者側のメリットは大きく上昇します。
具体的には、スマートフォンを内線端末として利用することができるようになるので、社内にいても社外にいてもどこでも内線通話転送ができるようになります。
よくあるパターンの一つである、会社に連絡をしたけれど外出中だから対応できないといった状況でも、簡単に連絡がつけられるようになるということです。
たとえ外出中でも、その人のスマートフォンに内線電話として転送ができるようになりますので、電話に対応できない状況でない限り簡単に応対ができるようになります。
それ以外にも、インターネットがつながる環境ならどこにいたとしても内線通話が可能となっているので、海外にいるような人でも転送ができるようになるのです。
グローバルに対応している会社にとっては、非常に重要な機能となってきます。
また、スマートフォンを内線サービスに組み込めるようになれば、通話料金がそれだけ減ります。
社内にある固定電話を使って、営業などで外に出ている人に電話をすると必ず通話料金が発生していたのですが、電話回線ではなくデータ通信となるので、通話料金の削減につながるのです。
このような仕組みは非常に便利で、大阪でも同じことが言えます。
人件費削減などを狙いたい企業にも
企業として黒字を出すために、最もシンプルな方法はコストカットです。
その中でも大きなコストとなってしまっているのが人件費なのですが、このPBXを有効活用することができれば、一部分の人件費を大きくカットできるようになるでしょう。
電話応対をする人の負担も大きく減るので、作業効率も格段にアップします。
具体的には、自動音声応答システムを導入するのが最もシンプルかつ有効な方法となります。
例えば、何かのお客さまサポートセンターに問い合わせを行ったりする際に、自動音声ガイダンスを聞いたことがあるという人も多いでしょう。
このシステムを使うことで、各部署への取り次ぎが非常に楽になります。
電話窓口に何人かの人を配属させてどこにつなぐかを今まで行っていたものを、システムで自動的にやってくれるようになるので効率化が進むのです。
より詳しく説明すると、その企業が販売している商品について外線からの着信があったときに、PBXと自動音声応答システムサーバーがその外線を受け取り、発売後の商品なのか、発売前の商品なのか、その他の相談事なのかといったようにあらかじめ区分けしてもらうようできます。
一般企業向けならば、総務部向けなのか、人事部向けなのか、技術部向けなのかと、部署ごとに区分けするようにもできます。
また、営業時間外での電話だった場合は、自動音声応答システムを使って営業時間外という断りの音声を入れることも可能です。
メッセージ録音も可能なので必要ならば録音しておくといいでしょう。
このように、あると便利な機能が一通り備わっておりますので、PBXを検討している大阪などの関西圏の企業は、ネットワーク構築や業務効率化のプロフェッショナルの力を頼ってみるといいでしょう。