【法人用】通話録音システム3点を徹底比較！！メリット・デメリット別にご紹介！
目次
通話録音システムとは
「通話録音システム」は、かかってきた電話の通話内容を録音するシステムのことです。
企業やコールセンターなどで、お客様との電話による会話内容を自動的に録音し、保存・管理します。
録音されたデータは、クラウド上のサーバーや社内のサーバーに保存され、必要な時にいつでも聞き返すことができます。
単なる「記録」としてだけでなく、「聞き逃し防止」「トラブル時の証拠」「応対品質の評価・改善」「従業員教育」など、ビジネスにおける様々な課題を解決するための重要なツールとして活用されています。近年では、通話内容をテキスト化することもできます。
通話録音のメリット
「通話録音」を導入することで考えられるメリット
- 万が一の通話内容の聞き逃し・聞き間違いを防ぐことができます。
- 「言った」「言わない」などのトラブルの原因を把握・調査が可能です。
- 録音した過去の通話内容を社内で共有することができます。
- 新入社員の教育材料として、活用が可能です。
【KOSご案内②】クラウド型自動録音装置 トビラシステムズ「トビラフォンBiz」
【KOSご案内③】大規模 通話録音装置 「VR-830VoIP」
通話録音システムの選び方
通話録音システムを導入する際には、自社の課題や目的に合った製品を選ぶことが重要です。多機能な製品からシンプルな製品まで様々な種類があるため、以下のポイントを参考に比較・検討しましょう。
導入形態（クラウド型かオンプレミス型か）
通話録音システムには、大きく分けて「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、自社の運用スタイルに合ったものを選びましょう。
クラウド型
メリット: サーバーの購入や設置が不要なため、初期費用を抑えられます。インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、導入もスピーディーです。
デメリット: 月額費用が発生します。また、オンプレミス型に比べてカスタマイズの自由度が低い場合があります。
オンプレミス型
メリット: 自社内にサーバーを設置するため、セキュリティポリシーに合わせた柔軟な構築が可能です。一度導入すれば、ランニングコストは比較的かかりません。
デメリット: サーバーの購入や構築に初期費用と時間がかかります。また、運用・保守も自社で行う必要があります。
通話録音システムの導入ステップと注意点
導入ステップ
| ①目的と要件定義: なぜ通話録音が必要なのか、どのような機能が必要なのかを明確にします。 |
| ②情報収集と比較検討:複数のシステムをリストアップし、機能、費用などを比較します。 |
| ③ベンダー選定と契約: 最適なシステムをお選びいただき、ご契約いただきます。 |
| ④システム設計と構築: 自社の環境に合わせてシステムを設計し、構築・設定作業を行います。（オンプレミスの場合、機材設置も含む） |
| ⑤社内ルール策定と周知: 録音データの取り扱いルール（保存期間、アクセス権限、利用目的など）を定め、社内へ周知を行います。 |
| ⑥お客様への告知:通話を録音する旨を顧客に告知する方法（アナウンス、Webサイトへの記載など）を準備します。 |
| ⑦運用開始: 準備完了後、本格的な運用を開始します。 |
注意点
通話録音を行う際は、事前に録音告知を推奨いたします。
【KOSご案内①】簡易自動録音装置 タカコム「VR-D179」
簡易自動録音装置 タカコム「VR-D179 」は、電話機の下に簡単に取り付けることができるため、大掛かりな工事などの必要なく、通話録音をご利用いただけます。
特徴
- 録音時間：SDカード容量32GB（SPモードの場合）は、2,220時間録音ができます。
(※SDカード容量4GB標準付属（SPモードの場合）は、277時間の録音が可能です。) - 録音モード：「自動録音方式」や「手動録音方式」はもちろん、音声の有無で録音の開始できる「音声起動方式」や通話の途中から録音ボタンを押したときに、その通話の最初から録音を残す「ビギニング方式機能」なども可能です。
★VR-D179のメリットとデメリット
【メリット】
- 簡単に機器と電話機を接続し、通話録音の利用が可能です。（録音設定（手動・自動）などが必要になります。）
【デメリット】
- 通話録音したい電話機の台数が多いと、電話機台数分の録音装置本体の機器費用がかかります。
- 保存媒体がSDカードのみで、録音装置1台に対し1台のパソコンを接続し再生ソフトで確認するため、複数の人が通話内容を簡単に確認・管理することができません。
【KOSご案内②】クラウド型自動録音装置 トビラシステムズ「トビラフォンBiz」
クラウド型自動録音装置 トビラシステムズ「トビラフォンBiz」は、1台の機器で全通話録音だけでなく、迷惑電話フィルタ、クラウドでデータ管理、休日や時間外の留守応答設定、IVR機能、音声テキスト化（オプション）などが可能です。
特徴
- 録音時間：標準で1,250時間の録音が可能です。最大でも12,500時間（オプション）が可能です。
- 録音データの確認：クラウド上で通話録音・発着信データの確認ができます。また、簡単検索することができ、聞きたいところから聴くことも可能です。
- その他：警察庁やトビラシステムズが収集した迷惑電話番号をブロックすることが可能です。
★トビラフォンBizのメリットとデメリット
【メリット】
- 簡易通話録音装置 タカコム「VR-D179」 よりも通話内容を録音することが可能です。（「VR-D179」：2,220時間、「トビラフォンBiz」：最大12,500時間（オプション））
- Webブラウザ上で録音内容を検索・確認することができます。
【デメリット】
- 機器の初期費用とは別で、利用料として月額費用（ランニングコスト）がかかります。
- 機器の設置工事や設定が必要になります。
- インターネット回線の契約が必要になります。（インターネット回線を契約するため、クラウド上で録音を確認することが可能です。）
【KOSご案内③】オンプレ型通話録音装置 「VR-830VoIP 」
タカコム「VR-830VoIP 」は、IP 電話サービス（NTT ひかり電話など）に対応し、オンプレ型で機器内のハードディスク（HDD）に通話を保存します。
特徴
- 録音時間：標準モノラル録音の場合、約20,000時間録音することができます。
- 録音データの確認：通話録音装置内蔵HDDに通話録音・発着信データを保存します。PCのWebブラウザから通話録音装置へログインすることで通話内容を確認することができます。
★VR-830VoIPのメリットとデメリット
【メリット】
- Webブラウザ上で録音内容を検索・確認することができます。
- ご案内①、②の装置よりも長く通話内容を録音することができます。
（「VR-D179」：2,220時間、「トビラフォンBiz」：最大12,500時間（オプション）、「VR-830VoIP」：約20,000時間）
【デメリット】
- 機器の設置工事や設定が必要になります。
- 検索・再生、通話モニターする際に、同時ログイン数が決まっています。（検索・再生、通話モニター：8クライアント）
- ご案内①、②より初期費用がかかります。
【KOSご案内】 自動録音装置の比較表
| 項目 | ご案内① 簡易通話録音装置 「VR-D179」 |
ご案内② クラウド型自動録音装置 「トビラフォンBiz」 |
ご案内③ 大規模 通話録音装置 「VR-830VoIP」 |
|---|---|---|---|
| 対応 電話回線 | 電話機の下に取り付けるため、 電話回線に依存しません | ひかり電話のみ （対応回線種別については、 お問い合わせください） |
ひかり電話のみ （対応回線種別については、 お問い合わせください） |
| 対応ch数 | ― | 8ch、16ch、24ch、32chに対応 （契約内容によって異なります。） | 16ch収容 |
| 通話録音時間 | SDカード32GB（標準モード）で2,220時間 | 標準で最大1,250時間 (オプションで、 最大12,500時間可能） | 標準モノラル録音の場合、 約20,000時間 |
| 通話録音 保存場所 | SDカードへ保存 （※標準でSDカード（4GB)） |
クラウド上へ保存 | 通話録音装置内蔵HDDに保存 |
| 費用（税抜）※ | 初期費用 30,800円（機器のみ）～ | 初期費用＋月額費用 ※弊社営業担当にお問い合わせください |
初期費用 ※弊社営業担当にお問い合わせください |
※機器設定費や工事費は含まれておりません
通話録音システム「トビラフォンBiz」の導入事例
導入事例①：【迷惑電話】営業電話対応による業務効率低下の改善
課題: 少人数で様々な業務を行っているため、業務中に仕事に関係ない電話があると作業が止まってしまい、支障が出てしまう事が度々ありました。
導入効果: 営業電話を自動でブロックすることで業務に集中できるようにしたいと思い、通話録音システムを導入しました。
導入事例②：【通話録音】「言った、言わない」のトラブルを回避
課題: 施設利用者のご家族様との電話のやり取りで、「言った、言わない」によるトラブルが過去に何度かありました。
導入効果: 担当者が対応した電話について上長への相談、スタッフ同士の情報共有などの際に通話録音データを確認して役立てています。
その他通話録音システム「トビラフォンBiz」の導入事例についてはこちら >>
通話録音に関するよくある質問 (FAQ)
Q1: 通話を録音することは、法律的に問題ありませんか？
A1: 一般的に、通話録音を行うことは違法ではありません。
ただし、個人情報保護法などの観点から、録音する旨を相手方に事前に告知することが推奨されています。事前に、「応対品質向上のため、通話を録音させていただいております」といったアナウンスを流しています。
Q2: 導入コストはどれくらいかかりますか？
A2: クラウド型の通話録音、オンプレ型の通話録音により、録音する回線数（ch数）、必要な機能（音声テキスト化等）によって異なります。
通話録音について、お問い合わせください。
Q3: 録音したデータはどのくらいの期間保存できますか？
A3: システムによって異なります。クラウド型の場合はプランによって保存容量や期間が決まっていることが多く、オンプレミス型の場合はサーバーの容量に依存します。
Q4: 録音したデータをテキスト化できますか？
A4: 音声テキスト化ができる機器もあり、オプション機能や連携サービスとして音声認識によるテキスト化を提供しています。テキスト化することで、「言った・言わない」のトラブルの際の確認や社内での情報共有が可能です。ただし、テキスト化の精度等は、サービスによって異なります。