スマホの内線化のメリット・デメリットを調査!

社員の外出が多かったりリモートワーク普及していたりする場合は、固定電話の内線化だけでは不便なこともあります。そんなときに便利なのが、スマホの内線化です。スマホを内線化すれば、コスト抑制と作業効率アップの両方を叶えることができます。

今回は、スマホ内線化のメリット・デメリットについて解説していきます。

スマホの内線化とは?

スマホの内線化とは、その名のとおり社員が持っているスマホを会社の内線のように使用できるようにすることです。固定通信と携帯電話を融合させることをFMC(Fixed-Mobile Convergence)と呼び、FMCサーバーにそれぞれの情報を登録し、内線番号へと変更することで内線通話ができるようになります。

スマホを内線化するサービスには、3つの種類があります。

内線ワンナンバー型

携帯電話事業者と契約し、社内外で内線番号による通話を可能にするサービスです。携帯キャリアの設備を利用して内線化が可能で、全国で内線通話ができるようになります。携帯端末に制限はなく、音声通話ができる携帯であれば問題なく内線として利用できます。

モバイルVoIP

企業の拠点に置いたSIP(インターネット上で電話の通話を制限する仕組み)サーバー配下で利用できる、スマホ向けの電話アプリを利用した内線化サービスです。アプリをインストールするだけで内線化ができるため、非常に手軽なところがメリットです。

ただし、内線化を利用するときは各拠点にSIPサーバーを設置する必要があります。利用できるエリアが限定されるため、注意が必要です。

クラウドPBX型

電話の制御をしているPBX(構内電話交換機)の機能をクラウドサービスとして使い、アプリを通して内線化するサービスのことを指します。モバイルVoIPとは違い、インターネット環境があればどこでも通話が可能なところが大きなメリットです。

スマホの内線化をお考えなら、クラウドPBX型サービスの「SIMぷるフォン」がおすすめです。外線発着信・内線発着信・転送など、オフィスの内線機能をスマホでご利用いただけます。リモートワークや外出が多い社員の業務効率向上をお考えの企業は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

スマホを内線化するメリット

スマホを内線化すると便利そうなことはイメージできるかと思いますが、実際に導入するとどんなメリットがあるのでしょうか。ここからは、スマホ内線化のメリットについて3つご紹介していきます。

社外でも会社の電話を受信できる

スマホを内線化すれば、どこにいてもオフィスと同じように働けるようになります。営業で外出が多い社員やリモートワークで出社しない社員でも電話を取れるようになるため、従来よりも仕事の幅が広がるでしょう。

また、スマホに内線番号をふっておけば、スマホへ内線として電話を転送できるようになります。会社にかかってきた電話を1回切ってから社員に連絡するというアクションが不要になるため、効率的な業務が可能となります。

コストを削減できる

社員が持っているスマホを内線電話として利用できるようになれば、ビジネスホンを用意する必要がなくなります。さらに、社内通話が全て内線化されるため、通話料が安くなるというメリットもあります。

内線経由の電話は会社請求、それ以外は個人負担と自動で仕分けされるため、社員が料金を負担する必要はありません。社員にビジネスホンを支給している企業や携帯電話を利用した通話が多い企業は、大幅にコストを減らすことができるでしょう。

専用の設備が不要

短期間の利用やテスト支店の場合、電話設備のために専用の設備設置の手間やコストをかけたくないと考えるかもしれません。こんなときもスマホ内線なら、専用の電話線を引くことなく電話の環境を整えられます。

追加の料金を支払えば、支店専用の番号を安く追加することも可能です。専用の設備が不要で導入しやすいのも、スマホ内線化の大きなメリットです。

スマホを内線化するデメリット

業務の効率化やコストの削減など、スマホを内線化すると多くのメリットが得られます。しかし、メリットの一方でデメリットもあるため、導入時は双方をしっかりと理解しておく必要があります。

サービスによってはスマホの発信が市外局番で表示されない

利用するサービスによっては、内線化したスマホから発信したときに市外局番が表示されないことがあります。携帯番号の表示をさせたくない場合は、導入前にサービスの仕様をきちんと確認し、発信にも対応しているサービスを選ぶことが大切です。

通話の品質が落ちることがある

クラウドPBX型のサービスを利用する場合、サービスによってはノイズやハウリング、通話の途中で音声が切れたりと通話の品質が低いことがあります。外出先で内線を取れて便利だといっても、通話の品質が低ければ仕事の効率アップは叶いません。

サービスを選ぶ際は通話の品質についてもしっかりと問い合わせ、問題なく使用できることを確認しておきましょう。

固定電話回線やデータ回線の増設が必要なことがある

スマホを内線として利用するときは、固定電話回線やデータ回線を利用することになります。そのため、規模にとっては現在の回線数や帯域だと不十分になってしまうことがあります。

場合によっては、固定電話回線やデータ回線の増設が必要になることも理解しておきましょう。

公私の切り替えがしにくくなってしまう

スマホを内線化すると、プライベート用のスマホで仕事の発着信をすることになってしまいます。その結果、休日や退勤後も仕事の電話がかかってきて公私の区別がつきにくくなってしまうことがあるでしょう。

社員のオーバーワークを防ぐためにも、取引先との電話が多い場合は負担を減らす対策を講じる必要があります。

セキュリティリスクがある

スマホを内線化すると社員個人のスマホを利用することになるため、セキュリティ面のリスクが高まってしまいます。とくにクラウドPBX型サービスはネットワークに接続するため、しっかりとセキュリティ対策をしておくように注意しましょう。

● 暗号化に対応したクラウドPBXを選ぶ
● スマホやルーターのID・パスワードを適切に管理する
● 従業員に対して情報セキュリティの教育を行う
● ソフトウェアやセキュリティシステムを最新のものに保つ
上記の対策を取り、データの流出やサイバー攻撃に遭わないようにすることが大切です。

スマホ内線化で作業効率をアップしよう!

スマホを内線化すると社外にいる人も会社にかかってきた電話が取れるようになるため、場所にとらわれない働き方を実現できるようになります。スマホの内線化にはデメリットもありますが、正しく使えば作業効率を大幅にアップして働き方の可能性を広げてくれる便利なサービスです。

簡単にスマホを内線化したい場合は、クラウドPBXサービスの「SIMぷるフォン」がおすすめです。専用の端末不要で、PBXに接続するだけで外線・内線の発着信が可能となります。スマホの内線化をご検討の企業は、ぜひお気軽にお問い合わせください。