pbxを新しくして経費削減を目指す
システム更新のタイミング
大抵のオフィスは社内での連絡のために内線を用意していますが、もしこれを通常の公衆電話網を使って管理した場合、内線の連絡だけで通話料金がかかり、電話一つごとに個別の回線を使ったり、電話の転送ができなかったりと、問題が次々出てきます。
当然無駄な出費も発生するので、内線は社内の回線を使って利用できるよう、pbx（電話交換機）を導入します。
社内で回線を用意することで、内線は使い放題になりますし、公衆電話網一つだけで外部との連絡が可能になり、電話の転送も自由に行えるので、pbxを導入したほうが圧倒的にコストがかかりません。
内線が必要な会社ならまず用意することになるpbxですが、時代が進むにつれてオフィスの連絡手段も様変わりしています。
技術が進歩すれば、それだけ作業効率がアップするなど、経費削減につながる利点がどんどん増えてくるので、古い通信機器を継続して使うよりも、システムの更新を意識しても良いでしょう。
通信技術や情報端末はここ数年の間で急速に進化しており、今までにはなかった働き方ができるようになっています。
pbxの更新タイミングについては、会社が置かれている状況によって変わるので、いつが相応しいかはそれぞれで判断しなければなりません。
よく挙げられるタイミングとしては、リースやレンタルの期限が切れるときが定番ですが、そのころになればリース先が新しいシステムの宣伝などを行うようになってくるので、そのときに継続して今のシステムを使い続けるか、新しいシステムを導入するか考えておくと良いでしょう。
自社で購入している場合は、法定耐用年数の6年が一つの基準となることが多いです。
作業効率をアップ
pbxの更新は作業効率のアップにつながります。
pbxも時代を重ねるごとに進化しており、日々の業務に大いに役立ってくれます。
現在各メーカーが提供しているpbxは、すべてIP-pbxと呼ばれる新しい仕様に更新されており、従来どおりの構成だけでなく、新しい構成の内線網を作ることも可能となっています。
従来どおりの仕様でも、今までどおりの仕事ができるので、もちろん問題はないのですが、新しい構成を導入すれば、今までになかった作業もできるようになり、作業効率もどんどんアップしていくでしょう。
現在出回っているIP-pbxは、スマートフォンを利用した内線システムが使えます。
今まではPC上でしか確認できなかった情報も、スマートフォン経由で即座に確認でき、情報の更新もリアルタイムで受け取れるなど、日々の業務がさらに効率よく行えるようになります。
さらにスマートフォンなので、固定電話とは違い自由に持ち運びも可能です。
そのため出先に内線用スマートフォンを持参すれば、出先にいながら内線電話で対応する以外に、社内のデータ確認も容易に行えます。
使用するスマートフォンは、内線用として新たに導入するだけでなく、個人用のスマホにアプリを入れることで対応できる製品もあるので、どのような構成で導入するかも、高い自由度の元で決められるのも大きな魅力です。
日々の業務の作業効率がアップすれば、それだけ経費削減のチャンスも生まれます。
効率よく仕事ができる作業環境を用意するためにも、普段使っているシステムの見直しも時には必要です。
手始めにpbxから現在の職場の環境を見直してみて、改善点があれば積極的に改善していくことも大切です。
経費削減を目指して
会社の経費削減を行うと簡単に言っても、それを実現するには相当な苦労をしなければなりません。
pbxを新しいものに交換するにしても、一から新しい機材の使い方を学び、従業員の指導も必要になります。
さらに従来のビジネスモデルでは、新しい通信システムを導入しても役に立たないこともあるので、ビジネスモデルに大きな変更をせずに新しいシステムを活かす方法を考える必要も出てくるでしょう。
pbxを更新する際は、どのような形で導入すれば経費削減につながるかを考えておきましょう。
新しい技術で構成された内線といわれると少々とっつきにくいですが、新しいpbxではスマートフォンを使うことが多いです。
そのため普段使い慣れているスマートフォンと似たような感覚で操作できるため、一から新しい機材を使ってもらうよりは順応しやすいといえます。
むしろ今までできなかったことが簡単にできるようになり、作業効率もアップすれば、今までかけていた時間が日々の業務に還元され、ひいては経費削減にもつながります。
新しいシステムへの入れ替えは、従来の機材を使えなくなることも多いですが、IP-pbxは従来のシステムを継続して使うことも想定されているので、すべてを一新せずに、一部のシステムは従来のものに近いものを導入するなど、変則的な使い方も可能です。
そのまま継続して同じシステムを使っても問題ありませんし、段階的に新しいシステムに更新して、さらに作業効率のアップを狙うなど、段階を踏んで将来の経費削減につなげていきましょう。
社内の内線電話網は、会社全体の動きにもつながる重要な要素です。
新しいシステムを導入する事で、大なり小なり混乱することもあるでしょうが、それを乗り切り、より作業効率を上げられる環境を整備することで、大幅な経費削減のチャンスも生まれる可能性は高いです。