自社に合う業務用電話機の選び方と導入までの流れ
業務用電話機選びの重要性
業務用の電話機というのは家庭用のものとは大幅に仕様が異なります。
家庭用のものと違い、会社で使用するものは内線と外線とを共有することが必要です。
導入する台数も1台ではなく複数台導入することが必要なことが多いですから、機能だけでなくコストの面でも適切なものを検討することが必要です。
電話対応はビジネスシーンでとても重要なものです。
内線をうまく引き継ぎできなければ対応中に通話が切れてしまうこともありますし、うまく切り替えができないと保留時間が長くなってしまい失礼になってしまうこともあります。
また、従業員自身も操作性が難しいとなれば仕事の中で操作方法を覚える面倒さが出てきます。
もしも、電話の操作が難しいものとなってしまえば仕事の中で従業員は電話をかけたり受けたりという操作をしたくなくなる原因にもなってしまい、職場の空気も険悪なものになってしまう可能性もあります。
逆に使い勝手の良いものを選ぶようにすれば業務効率も上がりますし、オフィスの空気も良くなります。
このような観点からも、導入する機種や機能についてはしっかりと吟味をして適切なものを選ぶことが重要です。
最近では様々なメーカーが業務用の電話機を販売しています。
それだけでなくリースで借りて使用するということもできます。
リースについてはランニングコストがかからないですし、初期投資も抑えることが可能です。
しかしながら、毎月のリース料がかかります。利用料を払いながらも会社の資産とすることができません。
そういった点から最近ではリースをするよりも購入する方が良いと考えている企業が多いです。
しかし購入となればそれなりに初期投資のコストがかかることになりますから、後悔しないために事前にしっかりと検討をして自社にあったものを選ぶことが重要です。
電話機選びのポイント
業務用電話機を取り扱っているメーカーはとても多く、家庭用のものを取り扱っているような大手メーカーはもちろんのこと、ビジネス用のものを専門に取り扱っているメーカーまで様々なものがあります。
第一印象では家庭用のものも製造しているメーカーの方が名前を知っているということで安心感や信頼性は高いと思われがちです。
しかしながら知名度だけで決めるのではなく、きちんと性能までを見て比較検討することが重要です。
必要な機能を考えるにあたっては業種やオフィスレイアウト、業態といったことをしっかりと考えなければなりません。
保留機能や転送機能の有無、社内での通話連絡の量や営業の有無、夜勤の有無といったことで必要な機能は違ってきます。
例えば顧客対応やクレーム対応をするという時には通話内容を録音することが必要なケースが多いです。
これは記録を残すことで後からトラブルが起きた時の対応に活用するのはもちろんですが、電話対応教育にも活用ができます。
それ以外にも発信履歴や通話履歴を残しておき管理が必要という業種もあります。
他にも電話を使うにあたって社員一人当たりに1台ずつ準備が必要な場合や、部署ごとやプロジェクトごとにグルーピングをして使用する必要があるという職場もあります。
今後の社員の増員が見込まれる場合には拡張性が高いものの方が便利です。
夜勤があるという場合には電話の通知音が大きすぎると迷惑がかかることもありますし、仮眠を取ることもありますから子機が付いているものや音量調節が簡単な方が便利です。
このようにオフィスの規模や仕事内容によって適切な電話の種類というのは違ってくるものであるため、失敗しないためにはきっちりと考えて選ぶことが必要になります。
電話機と合わせてキャリアやネットワークの確認を
業務用電話機といっても実は種類がいくつかあります。
家庭用の一般的な電話回線を用いて使用するものだけでなく、IP電話のようにインターネットとつないでいるもの、ソフトフォンと呼ばれるパソコンを用いて通話するものとがあります。
これらは使用する場所や通信料に応じて適切なものを選ぶ必要があります。
また、電話代金というのは毎月意外と経費として計上されてくるものです。
そこで可能な限り使い勝手が良くなおかつお得に利用できるものが望ましいです。
最近ではどのキャリアもオフィス向けの様々なプランを用意しています。
そこで複数社から見積もりを出して最もコストパフォーマンスの高いキャリアを選んでいくことが必要です。
この時、キャリアによっては使える業務用電話機の種類が限定されてしまうことがあります。
今導入しているものが使えなくなることもありますし、これから購入するという場合にはこの対応機種を加味する必要があるといったケースも考えられます。
導入してからサービス変更をすることや、機種の買い替えをすることは煩わしいですから、必ず同時に検討するようにしましょう。
自社にあった機種がどれかわからないという場合には、オフィス用品の販売会社に相談することがオススメです。
特にネットワーク関連の商品を取り扱っている場合には、自社の電話使用量を元に適切な電話機の機種案内やキャリアの案内をしてくれます。
キャリアに問い合わせるよりも比較検討もしやすいですし、第三者の立場から客観的な意見をもらうことも可能です。このような会社に相談をすればネットワーク全体の見直しもできます。