社内電話をシステム化する
電話をシステム化すると業績アップ？
コミュニケーションツールとして広く知れ渡っているのが電話やEメールなどです。
またSNSの普及により、インスタントメッセージを活用したり、ビデオ会議では世界中の仲間たちと顔と音声を使用してコミュニケーションすることが可能な時代です。
このようなネットワークを総合的にとらえたビジネス展開はさまざまな企業や人々たちの役に立っているといっても過言ではありません。
しかし、このようなシステム化を導入しているのは、主にサービス業でインターネットを活用した販売を展開している企業であったり、海外にも支社が多い大企業の多くが取り入れているのです。
まだ、中小企業などではシステム化にする理由すら思い描けず、検討しているという会社も少ないようです。
なぜ、電話のシステム化を進めるべきなのか検討できる材料などを中心に説明します。
意外にも知られていないのがクラウド化がコスト削減になるということです。
IPアドレスを使用するインターネットであったり、オフィスには絶対に必要な電話だったりをまとめてクラウド化することで、企業内での大切な情報なども震災や火災から守ることができるのです。
クラウド化のクラウドとは雲のことを指しています。
オフィス内とは別の場所にあるサーバーを利用して、外出先からメールを送ったり電話を掛けたりファイルをアップロードすることも、そのファイルを別の場所から閲覧したりダウンロードすることも可能にしてくれるシステムです。
会社の自分が使っているパソコンにしか保存されている訳ではありませんのでビジネスマンにとっては重要なツールだと考えられます。
サーバーそのものを完備する必要がありませんので、コストの面からみても導入しやすいのではないでしょうか。
システム化で電話だけでなく社内もスリムに
社内のシステム化が進んでいる企業がまだ少ないというのが印象ですが、これから検討するのであれば、ネットワーク全体のシステム化をおすすめします。
インターネット回線を使用しますので、社員数に合わせて回線の増減が簡単に行えること、社内のレイアウト変更のたびに通信会社を呼んでセッティングしてもらう必要もありません。
これだけでもかなりのコストダウンに繋がります。
いまでは誰もが持っているスマートフォンや営業先でも利用しやすいタブレット端末などの通信機器もネットワーク化により役立たれているのです。
目では見えませんが、社内の至るところに色々なケーブルが張りめぐらされていて、ぶつからないように交通整理されていると考えると良いでしょう。
このシステムがあるから、大勢の社員たちが仕事をスムーズに行っていけるということです。
ところで、インターネットを利用しているサービスを展開している企業も多いでしょう。
テレビショッピングなど、商品をテレビ番組で紹介したものを電話で注文を受け付けるサービスもかなり多いです。
これは数時間で億単位の収益をあげるほどの人気プログラムですから、掛かってくる注文の量も想像できないくらいに多いはずです。
人と話すことが仕事のメインであれば、コミュニケーションが大切な業務の一つと言えます。
ですから、ネットワーク化が進んでいれば総合的な通信網がスピードダウンすることなく効率のよいビジネスを展開することができるのです。
多くのネットワークを利用しますから、一般的な固定電話を持つよりも、電話回線ならば、賢く通信費用を抑えることができるでしょう。
電話システム化導入でコスト削減
インターネット回線はコストダウンにつながるとは聞くけれども、安全性の面などが心配だというのが企業の本音だと思います。
ネットワークに繋がらなくなることが全く起こらないとは言えません。
自宅のパソコンで重要な書類を作成している最中に電源がシャットダウンしてしまい、保存していなかったから消えてしまったと嘆いた経験を一度でもあるかたには、安全面として不安な気持ちの方が強いかもしれません。
クラウドサービスはそのような心配にもしっかりと対応してくれます。
メンテナンスを行う場合には事前に日時を指定してきますので回避することもできますし、別に用意されたネットワークを使用できるサービスもありますので不安を打ち消してくれるでしょう。
しかし、それでも何もかもをネットワークに頼っていると不安だというのであれば、アナログ対応も検討するべきなのかもしれませんが、コストが余計にかかってしまうので取り入れるべきなのかは検討した方がいいでしょう。
社内をクラウド化することで、ストレージサービスが利用できれば、外出先からスマートフォンを利用して、パソコンのデータにアクセスすることも実現可能になりますし、顧客のステータスを管理することも、いくつもの重要な情報をその都度更新することも可能なものにしてくれます。
業務の効率性をあげることも可能なものにしてくれるので便利なものとして取り入れを検討してみる価値はあります。