pbxはどう活用するべきか?メリットや注意点とは

KOSネットワーク トップ > コラム > pbxはどう活用するべきか?メリットや注意点とは

pbxはどう活用するべきか?メリットや注意点とは

スマホで使えるpdx


pdxはビジネスシーンにおいて長年幅広い活躍をしてきました。大きな会社では外部との連絡はもちろんのこと、社内で連絡を取り合うのも時間や手間がかかってしまいますが、内線と外線を交換してくれる機能によって電話一本で社内の人にも社外の人にもつながるという非常に便利なサービスを享受できています。近年ではその機能も大幅にアップし、これまでアナログだったものがデジタルへと主流が移るなど、進化を遂げてきました。
これまでは社内にある子機や電話機のみでの対応を中心としていましたが、今ではなんと手持ちのスマートフォンとつなげることも可能になってきています。出張先から急に電話をかけなくてはならなくなったとしても自分の電話から内線番号にかけ、社内の人とやりとりをすることができるようになったのです。インターネットを回線としているため、Wi-Fiがつながるところであればすぐに接続できるなど、スピーディーに対応できます。いまではリモートワークも珍しくなくなった時代ですから、オフィス以外でも自分のスマートフォンがビジネスフォンの役割を果たすようになったのは、とても意義のあることといえるでしょう。
利便性がずいぶんと高くなり、業務の効率が上がる、ストレスが軽減される、コスト削減になるなど、実に多くのメリットを持ち合わせています。非常に多くの企業がpbxを使うことによって社内外のコミュニケーションを円滑にし、ビジネスに活かしているのです。
現在ビジネスを効率化するアイテムは多数出ていますが、スマートフォンやタブレットに連携させることは非常に現代的なやり方といえます。出張先や外出先など、いつでもどこでも対応できるというのは、取引先にも安心感を与えることにつながるでしょう。

pbx非導入によるデメリット


pbxはその利便性から多くの企業で利用され、たくさんのビジネスパーソンをサポートしています。だからこそ、積極的に使っていくことがビジネスを円滑に進めるカギともいえますが、中にはまだまだ「うちには必要ない」「大手が使えばよいだけ」というような意見も見られます。たしかに内線は部署が非常に多かったり、同じ社内で階数が別れていたりする場合に非常に役に立ちます。しかしながら、じつのところ小さなオフィスでも役に立つことが多いですし、導入しないことによってデメリットが出てくることもあるのです。
例えば、小さなオフィスでも営業が中心となる仕事では、外に出ている営業マンとオフィスに常駐するスタッフとの連携が欠かせません。スマートフォンにpbxの機能を搭載しておけば、外出先でもすぐに電話をかけて連絡を取ることができますし、コミュニケーションがスムーズに進みます。
さらにいえば、導入しないことには余計に経費がかさむことにもなりかねません。現在はスマートフォンでも使える時代になりましたから、固定電話でさえ不要ともいえます。オフィスに固定電話を維持しておくことはそれなりにコストがかかりますし、その場でしか電話が取れないというのは大事な機会を損失してしまうことにもなりかねません。常にビジネスの機会を失わないようにするため、そして余計なところに経費をかけないようにするためにも、導入しておくことをおすすめします。導入することには多くのメリットがありますが、導入しないと気付かないうちに損をしていることがあるというのは、忘れずにおきたいところです。

不正なアクセスは防げる


pbxを導入すると不正アクセスやなりすましに不安を感じる人も多いのではないでしょうか。最近ではpbxでもなりすましをしたり不正アクセスをしたりするような悪質な業者が増えており、たくさんのビジネスパーソンたちが悩まれていることでしょう。しかしながら近年ではそうした不正にもきちんとした対策がなされていることが多く、それを非導入の理由にしているのは非常にもったいないと考えられています。
例えば電話で不正なアクセスがあった場合にメールでその事態を通知してくれるサービスや、公衆電話からの着信など、なりすましや不正に使われやすい類の電話番号、明らかに不正と考えられるところからの連絡を発信、着信できないようにするシステムも豊富に開発されています。スマートフォンなどで遠隔操作できることから、リアルタイムでかかってきた時間や電話番号も特定できますし、こうした高度な技術を利用することにより、非常に安全に利用することができるのです。
こうしたサービスはオプションとして提供されていることも多いため、業者に問い合わせて確認をしてもらうことが必要になりますが、安全面でも十分に処置をとることができるため「不正アクセスなどの悪質な損害が気になってしまう」という不安は解消することができます。
このように、pbxには非常に便利なサービスが多数展開されており、導入することによって作業を効率化できたり、経費を削減できたりとできることがどんどん増えています。導入しないままでも問題ないかもしれませんが、意外なところで損害につながっている可能性もあります。きちんとリスクヘッジをしたうえで利用してみることをおすすめします。