電話機で業務効率化を目指すにはどうしたらいい?

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電話機で業務効率化を目指すにはどうしたらいい?

電話機で業務効率化を目指す


電話は、会社内でもさまざまな連絡を取るために必要不可欠なツールです。今は携帯電話やスマホが普及しているので、外出先からも都合のいいタイミングで、急ぐ時もすぐに連絡が取れるようになっています。企業の規模により使用する電話機の台数は変わりますが、多くなるほど外出先だけでなく、社内のさまざまな部署でも電話で連絡を取り合ったり、要件を確認したりします。取引先との打ち合わせがある場合、先方への確認なども電話で行いますから、携帯やスマホが普及した今でも、固定電話は欠かせないツールです。
1日に何度も使う電話機は、ただ電話がかかってきたら応対するだけでなく、保留にしたり内線に回したりなど、いろいろな機能が搭載されている方が便利です。搭載されている機能が充実しているほど、業務効率化が可能になります。一般企業では部署ごとに電話番号あれば、担当者がいる部署に電話をかけてつなげてもらえますが、職種により電話に求める機能なども変わってきます。例えば病院の場合は、さまざまな診療科目がありますし、入院病棟などでは緊急時に備えて、ドクターやナースとすぐに連絡が取れるようにしておかなくてはいけません。こういう場合は特に、電話に搭載されている機能がポイントとなってきます。
最近はスマホを内線端末として使うことも可能になってきているので、病院などの緊急時の連絡はもちろん、一般企業でもこういったシステムを活用できます。固定電話ではなく、スマホを使うことで、通話料金が節約出来るというメリットも生まれます。利便性が高まり、業務効率化も可能になることから、多くの企業や病院でも取り入れられるようになっています。職種によって使い分け出来るのもポイントです。

電話機で業務効率化は可能か


電話機で業務効率化をはかることは可能なのでしょうか。結論から言えば、可能です。多くの企業や施設で使われている電話について、どのように業務効率をアップできるのかをチェックします。
まずどこの企業や施設でも、パソコンを使います。パソコンを使っている以上、ウイルスや不正アクセスなども心配ですが、これはセキュリティ対策をすることで防げます。実は電話にも不正アクセスのリスクがあるのをご存知でしょうか。パソコンのセキュリティは万全でも、電話についてはノーマークになりがちです。電話にも不正アクセスのリスクがあります。
電話交換機を使用している場合、不正アクセスで使用していないのに、勝手に発信されてしまうことがあります。使用した覚えはないのに、不正アクセスにより発信されていて、後日高額な電話料金を請求されて初めて発覚するというケースがあります。こういう場合は、電話のセキュリティ対策も必要になります。こういうシステムは、迷惑電話などにも対応出来るので、迷惑電話により業務効率が低下するという心配もありません。
不正アクセスは外部からだけとは限らず、内部からも起きる可能性があります。セキュリティを導入することにより、外部や内部に関係なく、全てのアクセスを監視出来るようになります。万一不正アクセスがあり、それをセキュリティが感知した場合は、随時メールで知らせるなどの機能もあります。こういったケースはホテルなどでもよく起こるといいます。ホテルにこういったセキュリティシステムを導入すれば、不正アクセスがあってもそれを未然に防ぐことができるのです。

病院の業務効率化におすすめの電話機


入院病棟や救急救命センターがある病院では、いつ何時患者の様態が急変するかわかりませんし、時間に関係なく真夜中でも急患が運び込まれてくることがあります。こういう時、すぐにドクターやナースと連絡が取れるように、院内ではPHSを首から提げているドクターやナースを見かけることがあります。
もちろんPHSも便利ではありますが、着信に時間がかかったり、一度に多くの端末に一斉着信できなかったりというデメリットがありました。これをスマホにするだけで、着信までの時間が短縮されるので、緊急時に連絡を取るのもスムーズになります。さらに一斉着信が可能となるので、1人ずつ連絡をするという手間も省けます。従来のPHSとスマホの併用も可能ですし、全てスマホに切り替えるということもできます。
スマホを端末として利用するので、看護師1人1人の内線番号を設定することもできます。急を要する場合も、看護師の内線がわかっていれば、必要な人員に的確な連絡ができます。今までにも看護師と連絡を取り合うことは可能でしたが、新しいシステムを導入すれば、Wi-Fiが使えるので、利便性が上がり業務効率化がはかれます。
院内のコミュニケーションが全てスマホで可能となるのは、画期的です。大きな総合病院の場合は、そこで働くドクターや看護師の数も多くなります。こういう時も、全て一括で管理できますし、看護師1人1人に内線番号が振り当てられるので効率は格段にアップします。スマホを利用すれば、電話機が連絡ツールとして以外にも患者さんのケアや整体モニタとしての使い方も選べますので、利便性はより高くなります。