オフィスに利用する複合機を用意する流れは？
複合機をオフィスに用意する
オフィスに欠かすことが出来ないものに複合機があります。
オフィスに合わせた複合機を用意することで、仕事効率をアップし、よりスピーディーに仕事をすることが可能です。
仕事をサポートするために欠かせない存在であると言えますが、具体的には、以下に挙げる場面で利用をすることが出来ます。
まずはコピーです。
コピーはビジネスの場面で欠かすことが出来ず、契約書や会議の資料など、さまざまな場面で利用することが出来るでしょう。
機器の種類によって、カラーコピーできる物もあれば、モノクロ印刷のみの物もありますので、利用用途にあわせて機器を選びましょう。
利用用途に合わせて機器を選ばないと目的に合わせて使うことが出来ないだけでなく、使いづらく仕上がりに不満を感じたり後悔したりする可能性があります。
また、機器の種類によって印刷できる画素数、綺麗さが異なりますので、どの程度の印刷が出来るのかも確認することが大切です。
企業の種類によっては、出来るだけ綺麗に印刷することが出来るタイプを選ばないと、仕事に支障が出る恐れがありますので、出来るだけ、印刷した状態の物を見せてもらうようにしましょう。
次に、プリントアウトです。
こちらもコピーと同じように、綺麗さ、色合いなどが重要となる企業では、事前に確認をしておきましょう。
また、パソコンとの相性で不具合が出るケースもありますので、事前に企業に確認をしておかないと、導入をした後にトラブルが発生することも少なくありません。
複合機の種類によっては、毎回印刷の際に何らかのトラブルが発生して、仕事効率が大幅ダウンしてしまうようなこともあるようですので注意しましょう。
他にも機器によって、スキャンなどの機能を兼ね備えているタイプもありますので、機能を確認するといいでしょう。
オフィス開設の前に設置
複合機をオフィスに設置するタイミングは企業によっても異なりますが、最も多いタイミングは、やはり、新オフィス開設前、起業前や、移転のタイミングが多くなっています。
心機一転何かを始める際に、導入をするという企業が少なくありません。
開設の前に設置をするメリットは、やはり仕事の邪魔にならないという点です。
設置の際に機器が行き交いする中を、仕事で動き回らないといけないため、設置の日にはバタバタとする企業が多いのですが、開設前であればその心配は必要ないでしょう。
開設前はまだ業務開始していない段階ですので、安心して利用することが出来ます。
なるべく仕事を始まる前に契約をして、設置場所に設置し終わっているようにしましょう。
また、起業の際に設置をすることで人に教える手間が省けます。
研修会という形で企業に入社をした人たち全員に使い方を教えることで、独自のやり方でやる人を防ぎ、後から教える手間も省けます。
複雑な構造の機器を利用する場合は特に、教えるだけでも時間がかかりますので、事前に理解しておき十分注意をすることが大切です。
設置をする際には、出来るだけ人が入る前、まとめて研修の機会を設けられるタイミングにすると良いでしょう。
このように、起業のタイミングで設置をすることで、さまざまなメリットがあります。
起業してオフィス開設のタイミングが最も良いタイミングと言っても過言ではありません。
起業の際だけではなく、オフィス移転の際なども良いタイミングと考えられますので、心機一転、新しい気持ちで機器を迎え入れる気持ちを持つことが大切です。
導入の際の注意点
オフィスに複合機を導入する際には、注意点としてこれらが挙げられます。
まず、既に機器がオフィスにある場合です。
こちらの場合は、現在ある機器を回収して貰える企業であれば話が別ですが、そうでなければ別途、依頼をしないといけません。
リース品やレンタル品の場合は特に、簡単に持ち出して貰うことが出来ませんので、事前に確認をしておきましょう。
また、同じ会社であっても、事前に言っておかないと、持って行って貰えないことも少なくありませんので、注意が必要です。
次に、導入する場所において、邪魔にならないかという点です。
企業によっては置く場所を考えずに、闇雲に設置をしている場合も少なくありません。
ですが、あまりにも作業スペースが狭いと、従業員同士がぶつかる可能性があるなど非常に危険です。
また、作業効率も大幅にダウンする恐れがありますので、闇雲に部屋に設置するのではなく、設置後、利用することを考えた上で機器を導入していきましょう。
特に必要ない機能等が設置されていれば、新しい物に取り替えるか、別の部屋に設置するかして、対策を練るようにしておきましょう。
そして、導入をするタイミングです。
企業によっては理想的なタイミングに導入をすることが出来ず、仕事が忙しいときに設置工事を行わなければいけなくなる恐れがありますので、仕事の様子を見て、スケジュールを決めましょう。
このように、いくつかのことを事前に対策をしておかないと、導入しようとした際に対応をすることが出来なくなる可能性があります。
対応することが出来なくなった場合、機器のキャンセル料などが発生する可能性もありますので、十分注意をしましょう。